Wat is er mogelijk met Cognos? – Deel 2: Report Studio

19 november 2018
4 min. lezen
Door Jaap Ettema

In de wereld van Business Intelligence (BI) zijn er enorm veel mogelijkheden om rapporten te maken. De beste rapporten zijn niet alleen inhoudelijk overtuigend, maar ook visueel aantrekkelijk. Een van de meest gebruikte tools voor het maken van BI-rapporten is Cognos. In een serie van vier blogs geef ik een compleet overzicht van wat Cognos allemaal te bieden heeft. In dit tweede deel bespreek ik verschillende meer geavanceerde functies van Report Studio.

Master reports en prompt filters

Een praktische en onderhoudsvriendelijke optie in Report Studio is het maken van master reports. Een voorbeeld hiervan is de maandrapportage voor een commercieel bedrijf met twintig vestigingen over het hele land.

Blog

De wens is om voor elke vestiging een specifieke maandrapportage te maken. Je begint dan met het ontwerpen van één master report. Vervolgens voeg je daar het prompt filter "naam vestiging" aan toe. Zodra je het master report activeert, zal het je vragen om de naam van de vestiging in te toetsen. De uiteindelijke rapportage bevat dan uitsluitend de gegevens van de betreffende vestiging. Je herhaalt deze werkwijze twintig keer en verkrijgt zodoende voor elke vestiging de specifieke maandrapportage.

Dankzij het prompt filter kun je dus volstaan met één master report in plaats van twintig aparte reports. Het zal duidelijk zijn dat dit véél efficiënter is. Een wijziging in het rapportontwerp hoeft dan slechts een keer te worden doorgevoerd in plaats van twintig keer.

Automatische distributie van rapportages

Cognos biedt standaard de optie om het aanmaken van een rapportage in te plannen. Het betreffende rapport zal dan op de geplande tijd automatisch worden geactiveerd. Het rapport maakt verbinding met de databronnen, wordt gevuld met de op dat moment aanwezige data (zo nodig na bewerking) en de resulterende rapportage wordt opgeslagen. Wanneer de gebruiker op de naam van het rapport klikt, opent de laatst opgeslagen rapportage. In plaats van de laatste automatisch vervaardigde rapportage te openen, kan de gebruiker er ook voor kiezen om eenmalig een nieuwe versie van de rapportage te maken.

Wanneer een rapport ingepland is, kan er ook voor worden gekozen om de automatisch vervaardigde rappportages te laten distribueren per e-mail (bursting). De gewenste ontvanger of ontvangers kunnen worden ingevuld in een lijst met e-mailadressen.

Bij het inplannen kan er verder ook nog worden gekozen voor het rapportageformaat Excel, PDF of HTML. En tenslotte kan men aangeven of de planning eenmalig is of periodiek. Er kan bijvoorbeeld worden gekozen op welke dagen van de week de rapportage wekelijks of maandelijks in de inbox van de ontvanger(s) terecht moet komen.

Dimensionele data

Een veelgebruikte pilaar in de wereld van Cognos is dimensionele data, in kubussen. In Cognos Transformer kun je een kubus ontwerpen op basis van speciaal hiervoor gedefinieerde databronnen, bestaande uit tabellen met feiten en dimensies. Een voorbeeld daarvan zal ik verderop laten zien.

De kubus kan na ontwerp worden gevuld met data en na publicatie is de data beschikbaar voor analyse. Een kubus leent zich primair voor OLAP: OnLine Analytical Processing. Dat betekent dat je het gekozen feit doorsnijdt met dimensies, naar keuze een of meer tegelijkertijd, op elk gewenst niveau.

Een voorbeeld is de casus die Cognos standaard meelevert: de winkelketen Great Outdoors. Het feit dat we kiezen als uitgangspunt voor OLAP is het aantal verkopen. Wanneer dit feit puur op zichzelf wordt bekeken staat het voor het totaal aantal verkopen door de totale winkelketen, van alle producten, zolang de winkel al bestaat. Deze beschrijving van het feit maakt al duidelijk dat er verschillende dimensies mogelijk zijn, zoals:

Blog

  • Geografie
    • Land
    • Provincie
    • Stad
  • Productgroep
    • Product
  • Tijd
    • Jaar
    • Maand
    • Week
    • Dag
  • Verkoper
    • Afdeling
    • Verkoper

Het doorsnijden van een feit met diverse dimensies beperkt zich natuurlijk niet tot alleen het aantal verkopen. Als je het aantal verkopen bijvoorbeeld combineert met de verkoopprijs, heb je al een nieuw feit te pakken: de omzet. Andere feiten zijn bijvoorbeeld de winst, de voorraad, de inkoopprijs, de levertijd enzovoorts.

In het volgende deel van deze serie laat ik zien dat er nog veel meer mogelijk is met Report Studio, zoals Dashboards en Active Reports.

Labels: Techblog
iToday